تعریف و ساختار هیئت مدیره در سازمان ها
هیئت مدیره به گروهی از افراد اشاره میکند که نماینده سهامداران میباشند. آنها توسط سهامداران انتخاب میشوند تا فعالیت های سازمانها را تحت نظارت قرار دهند و مطمئن شوند که از داراییها محافظت میشود و سرمایههای سهامداران بازمیگردد.
مزایا و امتیازات هیئت مدیره علاوه بر حقوق سالیانه شامل اختیارات سهام و سود و مزایای اضافی میباشد. حقوق کل هیئت مدیره از شرکتی به شرکت دیگر و از شخصی به شخص دیگر تفاوت دارد.
حوزه اصلی و تخصصی گروه ما ثبت شرکت در آلمان و اخذ اقامت آلمان از طریق ثبت شرکت است. در این باره بیشتر بدانید.
ساختار هیئت مدیره
انتخاب هیئت مدیره برای همهی سازمانها الزامی است؛ چه آن سازمان دولتی، با سهامی عام و یا خاص باشد. هیأت مدیره مسئول سیاستها و نظارت کلی به اهداف سازمان میباشد و مسئولیت نتایج و آثار عملکردهای آنها را میپذیرند.
ساختار هیئت مدیره شامل افراد مختلفی است که به عنوان مدیر شناخته میشوند. این افراد سهامداران شرکت هستند که هیئت مدیره را انتخاب میکنند. گاهی اوقات برخی مدیران در جایگاه مدیریتی یا مدیران اجرایی در سازمان مشغول به کار هستند.
نقش، مسئولیتها، وظایف و قدرت هیئت مدیره طبق قوانین حاکم و همچنین اساسنامه و چارچوب قانونی و مشروع خود سازمان از پیش تعیین میشود. این اساسنامه است که تعداد اعضای هیئت مدیره و اینکه چطور باید انتخاب شوند را تعیین میکند. دوره مدیریت اعضای هیئت مدیره بسته به ساختار سازمانی می تواند یک دوره یک ساله و یا چند ساله باشد.
در برخی شرکتها، تنها درصد یا تعداد مشخصی از مدیران برای انتخابات حضور دارند. اکثر شرکتها تمام اعضای هیئت مدیره را به طور کامل برای جلوگیری از برخی از شوک های نامطلوب تغییر نمیدهند.
یکی دیگر از خدمات گروه ما حسابداری و مشاوره مالیاتی در آلمان است که داشتن اطلاعات در این زمینه خالی از لطف نیست.
حسابداری و مشاوره مالیاتی در آلمان
مشخصات اعضای هیئت مدیره
اگر سازمان شما در حال شکل گیری است، به دنبال مشخصات ذیل در اعضای هیئت مدیره باشید:
- عضو هیئت مدیره باید در یک زمینه خاص تخصص داشته باشد و فایده و سودمندی تخصص وی باید برای سازمان ثابت شود.
- به دنبال عضوی باشید که بتواند برای سازمانی که کار می کند، افزایش سرمایه و پول ایجاد کند. این توانایی مهمی است و می تواند کمک چشمگیری برای سازمان در روزهای ابتدایی باشد.
- اعضای هیئت مدیره باید زمانی برای قبول وظایف داشته باشند. آنها باید در جلسات متعددی شرکت کنند و زمان کافی داشته باشد.
- افرادی که به عنوان هیئت مدیره انتخاب میشوند، باید قابلیت مدیریت و رهبری داشته باشند. آنها باید ریزه کاریهای تجارت را بدانند و از تجاربشان در جهت منافع شرکت استفاده کنند.
- یکی از ویژگیهای مهم و الزامی اعضای هیئت مدیره این است که باید نسبت به سازمان متعهد باشند و برای ساماندهی آن به هر قیمتی تلاش کنند.
- هیچگونه مغایرت مالی در انجام و اجرای وظایف نباید وجود داشته باشد. به دنبال اعضایی برای هیئت مدیره باشید که به دنبال منفعت طلبی شخصی از سازمان در ازای انجام کار نباشند؛ در غیر اینصورت شرکت را به ورشکستگی میکشاند.
انواع هیئت مدیره
انواع مختلفی از هیئت مدیره در سازمان ها وجود دارد که به برخی از آنها به شرح زیر اشاره می کنیم.
-
مدیر غیراجرایی (عضو غیرموظف هیئت مدیره)
مدیر غیراجرایی اغلب متخصص در صنعت است که برای خدمات تخصصیاش به کار گرفته میشود. وی نه جایگاه اجرایی و نه فعالیتهای روزانهای در شرکت دارد. فقط مشاور تخصصی در امور تجاری شرکت می باشد.
-
مدیر اجرایی
مدیر اجرایی، همانطور که از اسمش پیداست، جایگاه و موقعیت اجرایی در شرکت دارد. ایشان در تصمیم گیری مربوط به فعالیتهای روزانه شرکت مشارکت دارد.
-
مدیر عامل
هیئت مدیره، مدیرعامل یک شرکت را منصوب میکند. وی کنترل کامل روی عملکردهای روزانه سازمان دارد و مدیر اجرایی میباشد که به عنوان مدیر عامل (CEO) شرکت معرفی میشود.
-
مدیر عملیاتی (مدیر میانی)
مدیر عملیاتی (مدیر میانی) شخصی است که در جایگاه مدیر قرار نمیگیرد اما وظایف مشابهی، همانند مسئولیتهای مدیر رسمی دارد.
-
مدیر همراه (ملازم)
مدیر همراه نیز عنوان رسمی ندارد، اما میتواند روی تصمیم گیریهای هیئت مدیره تأثیر داشته باشد.
از دیگر خدماتی که باید پس از ثبت شرکت در آلمان از آن بهره ببرید، خدمات حقوقی و خدمات ویرچوال آفیس در آلمان است. با کلیک بر لینک های زیر با این خدمات آشنا میشوید.
مسئولیت های هیئت مدیره
مسئولیت های هیئت مدیره در ذیل تعریف شده است:
- مسئولیتهای هیئت مدیره شامل اجرای دستورالعمل شرکت است. استراتژی شرکت شامل تعیین چشم انداز، اهداف و مأموریت و وظایف شرکت است. اولین کاری که هیئت مدیره بعد از تشکیل شدن انجام می دهد، ایجاد بیانیه مأموریت (یا شرح وظایف) سازمان با کمک مدیرعامل شرکت می باشد. این بیانیه تضمین میکند که تمامی عملکردهای شرکت ضمیمه این مأموریت یا وظیفه میشود. هیئت مدیره بعد از بررسی دقیق و اجرای دقیق آیین نامه قادر به تغییر وظیفه سازمان میباشد.
- هیئت مدیره افرادی هستند که اختیار و صلاحیت تعیین وظایف مدیر ارشد اجرایی یا مدیرعامل را دارند.
- هیئت مدیره مسئول فعالیتهای روزانه شرکت نیست و همچنین درگیر فرآیند تصمیم گیری روزانه نمی باشد، بلکه تصمیمگیریها به وسیله مدیران و مجریان سازمان اجرا میشود. تنها وظایف کلی برعهدهی هیئت مدیره میباشد و بررسی تمام عملکردهای مدیران اجرایی و مقامات برعهدهی آنهاست.
- هیئت مدیره ضمانت میکند که سازمان دارای مقدار کافی منابع مالی برای اجرای فعالیت های تجاری است.
- یکی دیگر از مسئولیت هایی که هیئت مدیره قادر به تعیین آن است، تصویب و تأیید بودجه سالانه در سازمان است.
- از دیگر مسئولیتها و وظایف مهم هیئت مدیره، ارزیابی مدیرکل یا مدیرعامل سازمان است و انتخاب کاندیدای مدیرعاملی بر عهده هیئت مدیره است. هیئت مدیره باید جوانب مختلف مانند مدرک تحصیلی و صلاحیت، تجربه، شیوه کار و سوابق گذشته را قبل از تعیین مدیرعامل بررسی کند، که آیا وی برای این سمت در شرکت مناسب است یا خیر. مسئولیت هیئت مدیره به حفظ وظایف مدیرعامل، نظارت و ارزیابی بر کار وی با فواصل منظم همچنین تصمیم گیری در مورد مزایا و پاداش محدود میشود.
- وظایف هیئت مدیره شامل اجرای دقیق و درست وظیفه (یا امانتداری) در سازمان می باشد. هیئت مدیره الزامات حقوقی و قانونی و مالی را بر عهده دارد و این کار را با حسن نیت انجام میدهد. همچنین حفاظت از منافع سرمایه گذاران و اطمینان پیدا کردن از اینکه تمام سرمایهها درست و بدون اشکال هستند بر عهده هیئت مدیره است. این سرمایهها شامل سرمایه انسانی، تجهیزات، وسایل و امکانات و همچنین کارخانه و ماشین آلات می شوند. اعضای هیئت مدیره نباید هیچگونه اختلاف و تعارضی در منافع داشته باشند و تمام مسائل و موضوعات سازمان باید بر منافع شخصی هیئت مدیره اولویت داشته باشد.
- هیئت مدیره ارزیابی و پرداخت سود سهام و همچنین پیشنهاد تقسیم سهام را نیز برعهده دارد. همچنین بر کارهای مرتبط با خرید مجدد سهام نظارت دارد.
- همچنین از مسئولیت های هیئت مدیره ممانعت یا توصیه به مسائل مربوط به ادغام و دستاوردهای شرکت است.
- یکی از مهم ترین مسئولیت های هیئت مدیره، ایجاد سیستمی حاکم و اداری بر پایه مجموعهای از سیاستهاست. هیئت مدیره سیاست هایی را ایجاد میکند که به عنوان یک عامل هدایت کننده برای همهی اعضای هیئت مدیره و همچنین عملکرد مدیر کل یا مدیرعامل عمل میکند. این سیاستها اغلب کلی هستند بنابراین هیئت مدیره و مدیر در رسیدن به اهداف سازمان دارای فرصت و آزادی عمل هستند.
- از دیگر مسئولیت های هیئت مدیره ایجاد یک سیستم حاکم است که در آن به وضوح بیان میشود که چطور هیئت مدیره با مدیرعامل یا مدیر کل شرکت همکاری و ارتباط داشته باشد. در برخی موارد، جلسات ماهی یکبار برگزار میشود و گاهی اوقات از چهار تا هشت جلسه در سال متفاوت است.
- همچنین مسئولیت های هیئت مدیره شامل برعهده گرفتن فرآیند حسابرسی (بازرسی) است. این هیئت مدیره است که تضمین میکند که بازرسی یا حسابرسی دقیقاً هر سال انجام شود و صورت های مالی شرکت را تأیید میکند.
- هیئت مدیره قرار ملاقاتها و انتخاب مقامات مهم و ارشد و اجرایی را در جلسات سالانه نظارت میکند.
نتیجهگیری
هیئت مدیره یک مجموعه حاکم است که به منظور کمک کردن به تمام سهامداران و منافع آنها در یک سازمان ایجاد میشود.
یک هیئت مدیره تصویر روشنی از مسئولیت ها و انتظارات خود دارد و به همین دلیل ارزشی کیفی به سازمان ارائه میدهد تا شرکت بتواند به بهترین شیوه ممکن کار کند.